経費精算規程第1条 目的

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

この規程は、従業員が業務の遂行に必要な費用を立て替えた場合の経費精算の手続および基準を定め、費用の適正な処理を図ることを目的とする。

購買・発注ルール1. 適用範囲

原材料・副資材・外注加工の発注区分、相見積、発注書の起票、検収と支払の流れ。

このルールは、原材料、副資材、工具、外注加工および設備の購入に関する発注手続に適用する。事務用品および少額の消耗品については、経費精算規程による立替購入を認める。

経費精算規程第3条 経費の範囲

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

経費として精算できるのは、業務上必要かつ相当な支出に限る。交通費、宿泊費、会議費、通信費、消耗品費、書籍購入費、講習会参加費および業務上の駐車料金がこれに該当する。私的な支出、罰金および交通反則金は経費として認めない。

経費精算規程第14条 否認および返還

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

経理課は、規程に適合しない申請について差戻しまたは否認を行う。既に支払われた経費が後に不適切と判明した場合、当該金額を翌月以降の精算額から控除し、または本人に返還を求める。

経費精算規程第8条 申請期限

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

経費の精算申請は、支出した日の属する月の翌月10日までに行う。月をまたぐ出張については、帰任日から5営業日以内に申請する。期限を過ぎた申請は、遅延理由書を添えて部門長の承認を得たうえで受け付ける。

経費精算規程第5条 証憑の要件

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

精算申請には、支払先、支払日、金額および但書きが記載された領収書または適格請求書を添付する。クレジットカードの利用明細のみでは証憑として認めない。電子的に受領した領収書は、電子帳簿保存法の要件に従い、授受後速やかに経費システムへ登録する。

国内出張旅費規程第14条 精算

国内出張の区分、交通費の等級、日当・宿泊料の支給額、出張命令と精算の手順。

出張者は、帰任日から5営業日以内に出張報告書と旅費精算書を提出する。交通費については領収書または交通系ICカードの利用明細を添付する。宿泊料は宿泊施設の領収書を添付し、素泊まり以外の料金が含まれる場合は内訳を明示する。

経費精算規程第10条 承認権限

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

1件あたり30,000円未満の経費は所属長が、30,000円以上100,000円未満は部門長が、100,000円以上は管理本部長が承認する。承認者本人の経費については、その上位者が承認する。

経費精算規程第12条 支払

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

承認済みの経費は、毎月20日に締め切り、当月末日に給与振込口座へ支払う。締切日が休日にあたる場合は前営業日を締切とする。

経費精算規程第16条 インボイス制度への対応

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

課税仕入れとして処理するためには、適格請求書発行事業者の登録番号が記載された証憑が必要となる。登録番号の記載がない証憑については、経費システムの区分欄で「免税事業者等からの仕入れ」を選択する。

海外出張旅費規程第12条 外貨建費用の精算

海外出張の渡航手続、支度金、地域別日当・宿泊料、外貨精算と安全確保の取扱い。

外貨で支払った費用は、帰国日の属する月の社内レートにより円換算して精算する。クレジットカードで支払った費用については、カード会社の請求明細に記載された円貨額を用いる。両替手数料は精算の対象としない。

経費精算規程第6条 領収書を紛失した場合

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

領収書を紛失した場合は、支払先、支払日、金額、用途および紛失の経緯を記載した支払証明書を作成し、所属長の承認を得て添付する。支払証明書による精算は、1人あたり年4回かつ1回10,000円までを限度とする。

法人カード利用ガイド4. 明細の提出

法人カードの貸与対象、利用可能な用途、利用明細の提出期限、紛失時の対応。

カード利用者は、利用日から5営業日以内に経費システムへ明細を登録し、領収書を添付する。カード会社の請求と経費システムの登録が一致しない場合、経理課は利用者へ照会を行い、利用者は3営業日以内に回答する。

国内出張旅費規程第12条 前渡金

国内出張の区分、交通費の等級、日当・宿泊料の支給額、出張命令と精算の手順。

出張に要する費用が50,000円を超える見込みの場合、出張者は前渡金を請求することができる。前渡金は出発日の前営業日までに支給し、帰任後の精算において過不足を調整する。

交際費・会議費取扱要領4. 参加者の記録

取引先との会食・贈答の上限額、会議費との区分、参加者の記録と税務上の取扱い。

精算にあたっては、参加した取引先の会社名、部署名および人数、ならびに当社側の参加者を記録する。相手先の氏名を記録する場合は、目的外に利用しないよう取り扱う。参加者の記録がない飲食費は交際費として認めない。

国内出張旅費規程第4条 出張命令

国内出張の区分、交通費の等級、日当・宿泊料の支給額、出張命令と精算の手順。

出張を行う者は、出発日の3営業日前までに出張申請書を作成し、所属長の承認を得る。承認のない出張について生じた費用は精算できない。急な顧客対応等でやむを得ない場合は、事後申請を認めるが、出発当日中に所属長へ連絡する。