目的は具体的に書く
「サービス向上のため」のような書き方では、本人は何に使われるか判断できません。連絡のため、契約手続のため、といった行為の単位まで具体化します。
後から目的を広げる場合は、改めて本人に伝えます。取得時に書いていない使い方は、社内であってもできません。
必要な項目だけ取る
「いつか使うかもしれない」で項目を増やさないでください。保有している項目が多いほど、漏えいしたときの影響が大きくなります。
- その業務に必要な項目だけを取得する
- 任意項目は任意であることを明示する
- 取得の場面で利用目的を示す
取得から利用までの流れ