経費精算規程第8条 申請期限

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

経費の精算申請は、支出した日の属する月の翌月10日までに行う。月をまたぐ出張については、帰任日から5営業日以内に申請する。期限を過ぎた申請は、遅延理由書を添えて部門長の承認を得たうえで受け付ける。

海外出張旅費規程第3条 渡航手続

海外出張の渡航手続、支度金、地域別日当・宿泊料、外貨精算と安全確保の取扱い。

海外出張を行う者は、出発日の20営業日前までに海外出張申請書を提出し、部門長および管理本部長の承認を得る。旅券の残存有効期間、査証の要否および渡航先の感染症情報を出張者自身が確認し、申請書に記載する。

国内出張旅費規程第4条 出張命令

国内出張の区分、交通費の等級、日当・宿泊料の支給額、出張命令と精算の手順。

出張を行う者は、出発日の3営業日前までに出張申請書を作成し、所属長の承認を得る。承認のない出張について生じた費用は精算できない。急な顧客対応等でやむを得ない場合は、事後申請を認めるが、出発当日中に所属長へ連絡する。

海外出張旅費規程第6条 地域区分

海外出張の渡航手続、支度金、地域別日当・宿泊料、外貨精算と安全確保の取扱い。

渡航先を甲地域(北米・西欧・オセアニア)、乙地域(東アジア・東南アジアの主要都市)、丙地域(その他)に区分する。区分は出張申請時に経理課が判定する。

交際費・会議費取扱要領7. 二次会の取扱い

取引先との会食・贈答の上限額、会議費との区分、参加者の記録と税務上の取扱い。

同一の接待に係る二次会の費用は、一次会と合算して1件の交際費として処理する。参加者が大幅に減少した二次会についても、合算のうえで申請する。

法人カード利用ガイド3. 利用限度額

法人カードの貸与対象、利用可能な用途、利用明細の提出期限、紛失時の対応。

1か月あたりの利用限度額は、一般社員300,000円、管理職500,000円とする。海外出張等により一時的に限度額の引上げが必要な場合は、出発日の10営業日前までに経理課へ申請する。

経費精算規程第14条 否認および返還

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

経理課は、規程に適合しない申請について差戻しまたは否認を行う。既に支払われた経費が後に不適切と判明した場合、当該金額を翌月以降の精算額から控除し、または本人に返還を求める。

交際費・会議費取扱要領3. 事前承認

取引先との会食・贈答の上限額、会議費との区分、参加者の記録と税務上の取扱い。

交際費の支出は事前承認を原則とする。1件30,000円以上の支出については、目的、相手先、参加予定者および見込み金額を記載した交際費申請書を部門長に提出する。1件100,000円以上は管理本部長の承認を要する。

国内出張旅費規程第10条 自家用車の使用

国内出張の区分、交通費の等級、日当・宿泊料の支給額、出張命令と精算の手順。

業務の都合により自家用車を使用する場合は、事前に車両使用申請を行い、任意保険の加入状況を届け出る。走行距離1キロメートルあたり25円を燃料費相当額として支給するほか、有料道路料金および駐車料金を実費支給する。

法人カード利用ガイド1. 貸与対象

法人カードの貸与対象、利用可能な用途、利用明細の提出期限、紛失時の対応。

法人カードは、出張または対外的な支出の頻度が高い役職者および営業担当者に貸与する。貸与を希望する場合は、所属長の推薦を得て経理課へ申請する。カードは貸与を受けた本人のみが使用でき、他人への貸与は理由を問わず禁止する。

経費精算規程第5条 証憑の要件

立替経費の精算範囲、証憑の要件、申請期限、承認権限と否認の取扱いを定める規程。

精算申請には、支払先、支払日、金額および但書きが記載された領収書または適格請求書を添付する。クレジットカードの利用明細のみでは証憑として認めない。電子的に受領した領収書は、電子帳簿保存法の要件に従い、授受後速やかに経費システムへ登録する。